Af Mie Koustrup Sørensen
For et år siden fik distrikt 3 et påbud fra Arbejdstilsynet om at håndtere stor arbejdsmængde og tidspres. Det fik ledelsen til at nedsætte en arbejdsmiljøgruppe, hvor alle i distriktet er repræsenteret, og med det formål at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø. De nye procedurer og retningslinjer har sikret, at antallet af langtidssygemeldinger og stressede medarbejdere er reduceret markant
Nye retningslinjer skaber ro for personale og borgere
- Jeg oplevede flere medarbejdere som var frustrerede og stressede over ikke at vide hvad dagsordenen for dagen var, og derfor har vi simpelthen været inde og lave retningslinjer og strukturer, som kan sætte rammer for arbejdsdagen, fortæller Anette Bach Mogensen, som er distriktsleder i Fredericia Kommune.
Førhen var morgenerne kaotiske, fordi der var mangel på koordinering og planlægning af dagens arbejdsopgaver. Nu er det anderledes, og et af de helt afgørende tiltag, er, at morgenmøderne er sat i system og langt mere strukturerede end før. Med nye retningslinjer for de daglige morgenmøder, er der skabt genkendelighed og synlighed i de opgaver, som hverdagen består af. Der er lavet lister, som konkret viser hvilke opgaver, der skal løses og personalets arbejdsopgaver koordineres og planlægges nu med succes
- Morgenmøderne foregår fra klokken 7.00 til 7.15, og når klokken er 7.15 er der ingen der er i tvivl om, hvor medarbejderne skal være eller hvem de skal mødes med hos de borgere, de skal ud til. Det betyder, at når personalet forlader grupperummet er det med overblik og ro, hvilket igen betyder, at når de kommer ud til borgeren er det med et helt andet overskud – og det mærker borgeren rent faktisk, siger Anette Bach Mogensen.
De fastlagte rutiner og procedurer ved personalets morgener har også været medvirkende til, at sygefraværet er styrtdykket i distriktet. I januar 2015 var sygefraværet på 20,5. Det tal er reduceret til 4,5, i oktober måned samme år.
Taler sig til bedre arbejdsmiljø
Hos distrikt 3 har en væsentlig del af arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet været kommunikation. En ny procedure, hvor åbenhed og dialog om sygemeldingens grundlag er i højsædet, skaber et langt større fokus på, om sygemeldingen er arbejdsrelateret
- Noget af det vi har arbejdet rigtig meget med, er at snakke om tingene – hvad er det, der kan være svært for personalet i deres hverdag? Hvis der kommer en sygemelding spørger vi ind til, om den er arbejdsrelateret. Det handler både om omsorg for den ansatte, og særligt om, at blive opmærksomme på, om der er noget i vores hverdag som skal have fokus fra ledelsens side, fortæller Anette Bach Mogensen.
Anette Bach Mogensen har været ansat som distriktsleder siden marts måned, og i den tid hun har været en del af teamet, mærker hun en positiv udvikling
- Selvom jeg kun har været her siden marts, mærker jeg en positiv forandring. Jeg mærker hvordan personalet tager godt imod de nye tiltag. De tager det til sig og gør det til en del af deres hverdag. Og det er ellers noget af det sværeste – at ændre en ”det vi plejer at gøre”-kultur, fordi det ligger så dybt i medarbejderne.
En del af forklaringen skal givetvis findes i, at medarbejderne har medindflydelse og bliver inddraget, når arbejdsmiljøgruppen skal holde møder
- Når hvert møde i arbejdsmiljøgruppen er færdigt, laves der en konklusion. Før det næste møde skal holdes er vi ude blandt vores øvrige medarbejdere og kollegaer, hvor vi præsenterer dem for konklusionen og næste mødes dagsorden. Så er de altid informeret og har de noget til den kommende dagsorden de ønsker at bidrage med, tager vi det med på næste møde.
Væk med den dårlige stemning
I distrikt 3 er der også lavet interne aftaler om, at man lukker ned for brok og klikedannelse, fordi det er med til at sætte en dårlig stemning
- Brokkeri er ikke længere acceptabelt i distrikt 3. Man må være kritisk! – og er der noget at være kritisk omkring, så går man til den, der kan gøre noget ved det. Typisk ledelsen eller de planlæggere vi har. Der skal ikke være brok i grupperummene. Vi skal give hinanden konstruktiv kritik og komme med konstruktive løsningsforslag.
Det gode arbejdsmiljø kommer når man taler sammen, når alle er med og alle bliver hørt. I distrikt 3 planlægger og koordinerer de på tværs af personalegruppen, og faste planer og procedurer for morgenmøder og arbejdsopgaver har givet ro og overskud blandt personalet. De har haft alle aspekter af arbejdsmiljøet til revision, og de har gjort noget, hvor noget måtte gøres.
Støtte til projektet
Projektet hos distrikt 3 i Fredericia Kommune er bevilget støtte fra Forebyggelsesfondens forebyggelsespakker.
OBS! Der kan ikke længere søges forebyggelsespakker.