Bedre møder
Oplevelsen af møder som uproduktiv tid kan skyldes, at nogle møder objektivt ikke fører til ret meget. Det kan fx være fordi møderne er dårligt forberedt eller ledet. I de tilfælde kan man arbejde med at styrke mødeledelsen, forbedre dagsordner og sikre, at beslutninger fra møderne bliver ført ud i livet.
Oplevelsen kan naturligvis også skyldes, at mødet er overflødigt, eller at ens deltagelse er overflødig. Så er det måske på tide at give mødestrukturen et servicetjek.
Mening med møderne
Oplevelsen kan imidlertid også være subjektiv. Lige præcis for den enkeltes egne arbejdsopgaver har mødet måske ingen eller meget begrænset værdi i forhold til, hvad vedkommende ellers kunne bruge tiden til. Men måske er mødet vigtigt for arbejdspladsens samlede opgaveløsning. Eller det kan være, at der er brug for idéudvikling, som på længere sigt kan få betydning for den måde, den enkelte løser opgaverne på. For at skabe mening med møderne, gælder det om at gøre det synligt og tydeligt, hvordan de bidrager til en god og effektiv opgaveløsning for den samlede arbejdsplads.
Værktøjer til bedre møder:
Hent værktøjet "Det gode personalemøde og arbejdskulturen" i serien "Vi forebygger stress sammen.
Forstyrrelser - Adfærd og regler
Nogle arbejdspladser forsøger at komme de unødvendige forstyrrelser til livs ved hjælp af adfærdsregler eller kodeks, som sætter fokus på at tænke sig om, før man forstyrrer. Det kan være, at man med skilte markerer, hvem der må eller ikke må forstyrres. Fx lægesekretærerne i fælleskontoret, som ikke alle ønsker at blive forstyrret, hver gang en læge eller sygeplejerske har brug for hjælp. Det kan også være simple aftaler om fast telefontid eller telefoner på lydløs under møder, om hvornår man kan forvente svar på henvendelser, eller om at bruge e-mail og sms i stedet for at ringe, når der ikke akut er brug for et svar.
Ændrede arbejdsgange
Ofte er det imidlertid organiseringen af arbejdet, der er noget galt med. Medarbejderne bliver nødt til at forstyrre hinanden, fordi arbejdsgangene ikke er optimale. Det kan fx være, at der er brug for en fast vagt til at tage alle henvendelser udefra, så de andre kan koncentrere sig om patienter eller borgere. Eller det kan være, at forskellige faggruppers mødetider, møder eller andre rutiner skal synkroniseres bedre.
Dette er et uddrag af "Sunde arbejdsrytmer".
