Er jeres overleveringsmøder en hyggelig sludder uden egentlig at komme ind på det vigtigste? Og er I frustrerede over, at I ikke kan nå det hele og løse jeres opgaver bedst muligt hele tiden?
Så er jeres hverdag nok meget lig den, som Hus D i botilbuddet for senhjerneskadede, Rødbo i Ballerup, havde for et år siden.
”Hvis der var vikarer på, så kunne det godt være stressende at nå det hele, for vi ville jo gerne gøre vores bedste. Men nu har vi fået sat ord på, hvornår det er okay at springe et bad over og sige, ’vi gjorde, hvad vi kunne’, og det er okay, at der står en opvask til aftenholdet, når vi går hjem. For alle stoler på, at vi ikke nåede den, fordi der var hundetravlt,” fortæller afdelingslederen af Hus D, Mie Lindy Thorup.
Medarbejdere følte, at de aldrig nåede i mål
Huset er døgnbemandet med 10 beboere og 12-15 medarbejdere. Arbejdspladsen fik mulighed for i 2022 at komme med i et forskningsprojekt, som er ledet af Team Arbejdsliv med titlen ’SOF- Stressforebyggelse gennem organisatorisk forventningsafstemning’.
I forvejen havde Rødbo haft en temadag om forråelse og oplevelsen af moralsk stress, når man ikke kan nå det, man gerne vil.
”Der blev vi opmærksomme på, at vi ikke fik planlagt arbejdet ordentligt om morgenen, og mange følte sig stressede. Vi havde meget forskellige barrer for, hvornår vi syntes arbejdet var gjort godt nok,” siger Mie Lindy Thorup.
Det betød, at nogle følte, de lavede det hele og aldrig nåede i mål og heller ikke fik hjælp, mens andre var bedre til at udsætte opgaver. De oplevede også at der kunne ske små fejl i løbet af dagen som følge af den manglende planlægning. Det kunne være, at en sonde blev sat for sent i gang), at medarbejderne glemte de aftaler, beboerne havde, eller at der ikke var nogen til at tage en beboer til træning.
Tre værktøjer til mere struktur og styring
Team Arbejdsliv undersøgte som det første i forskningsprojektet, hvordan medarbejderne arbejdede via observationer, interviews og spørgeskemaer. Så kom de med et oplæg til husets styregruppe for projektet om, hvad der haltede, og foreslog tre simple værktøjer, der kunne lette arbejdet:
- Mere struktur på morgenmødet med klar og relevant overlevering fra natholdet.
- En hurtig analyse af rammevilkårene for dagens arbejde med farverne rød, gul og grøn alt efter, hvor mange og hvem der er på arbejde, og hvor krævende opgaverne er.
- Et stop-op-møde midt på dagen (og efter aftensmaden), hvor der gøres status, udveksles erfaringer, og opgaver prioriteres på ny.
”Det var helt spot on og meget simpelt, fordi det ramte lige ind i vores problematikker. Det var skræddersyet til os ud fra, hvad de havde hørt os sige og set os gøre,” siger Mie Lindy Thorup.
Arbejdsmiljørepræsentanten i huset, Lisette Andersen supplerer:
”Det gode ved projektet var også, at hele personalet deltog i en workshop, hvor vi selv definerede, hvordan vi ville arbejde med det. Det gjorde det nemt for alle at tage ejerskab.”
I kan også prioritere kerneopgaven med dette værktøj fra BFA.
Medarbejderne satte selv ord på, hvordan de ville arbejde
Medarbejderne definerede blandt andet, hvilke opgaver det er okay at udsætte til senere eller springe over en dag. De lavede dagsorden for morgenmøderne, så det blev klart, hvad det var vigtigt at tale om. De fik talt igennem, hvornår rammevilkårene er røde og gule, og hvad det betyder for, hvilke opgaver der skal prioriteres.
De aftalte også, hvordan de til stop-op-møderne kunne fordele resten af opgaverne, så de kunne hjælpe hinanden i mål. Og de formulerede også nogle rammer for beboerne – for eksempel at de ikke må forstyrre personalet mellem klokken syv og halv otte om morgenen, medmindre det er akut.
Kvaliteten af arbejdet bliver bedre med overblikket
De nye arbejdsvaner blev implementeret i slutningen af 2022, og et halvt år senere er forandringen mærkbar.
”Nu får vi fra morgenstunden talt om, hvad der har været af afvigelser om natten. Hvis der er en beboer, der ikke har sovet, så kan vi i dagvagten bedre forstå, hvis vedkommende er mere vred end normalt, og tage højde for det i planlægningen af arbejdet,” siger Lisette Andersen.
Morgenmødet handler også om at fordele og prioritere arbejdet alt efter, hvor mange der er på arbejde, og hvilke kvalifikationer de har. Så ved de fra dagens begyndelse, hvilke opgaver det er okay at udsætte eller springe over, og hvem der kan varetage opgaverne. På den måde er de sikre på, at det vigtigste bliver gjort først.
”Kvaliteten af vores arbejde bliver bedre, fordi der er mere ro på. Når vi er mindre stressede og har et bedre overblik, så smitter det af på beboerne. Så er de også mere rolige og trygge,” siger Lisette Andersen.
Færre opgaver bliver udsat til næste vagt
Faktisk har overblikket betydet, at der sker færre fejl, og færre opgaver må udsættes til næste dag eller næste vagthold.
”Vi kan godt starte en arbejdsdag, der ser gul ud, men til middag når vi holder stop-op-møde og fordeler de sidste opgaver, så kan vi alligevel se, at vi godt kan nå det hele, når vi hjælper hinanden,” siger Mie Lindy Thorup.
Hun har ikke lavet statistik på det endnu, men hun er sikker på, at det også har betydning for sygefraværet i huset.
”Før var der jævnligt medarbejdere, der tog en sygedag, fordi de havde brug for en pause efter en hård weekendvagt eller sådan noget. Det hører jeg ikke så tit mere,” siger afdelingslederen.
Relativ lille indsats, men med brug for andres øjne
Styregruppen, der blev nedsat i forbindelse med projektet, holder stadig møder med jævne mellemrum for at holde øje med indsatsen.
I begyndelsen var der nogle medarbejdere, der syntes, det var svært at tage rollen som ordstyrer på møderne. Men det var vigtigt, at alle kunne gøre det, så planlægningen ikke var afhængig af, hvem der var på vagt. Det er blevet lettere nu, og ellers har der ikke været de store udfordringer med processen.
”Vi har ikke brugt meget tid her i huset på at skabe forandringen, men jeg tror ikke, vi kunne have gjort det uden hjælp udefra. Det, at nogen ser på os med andre øjne og laver en research på lige præcis vores behov. Det er ikke en indsats, man kan sætte på formel. Slet ikke når man arbejder med mennesker,” siger Mie Lindy Thorup.
Læs her beskrivelse af hele projektet, hvor også andre arbejdspladser er med.